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文件管理办法

  全国测量、控制和实验室电器设备安全标准化技术委员会文件管理办法

    为更好地开展全国测量、控制和实验室电器设备安全标准化技术委员会(以下简称标委会,SAC/TC338)及工作组的技术管理工作并实施计算机管理,必须加强标委会内各类文件的规范化,以利文件的管理和流通。为此,制定文件管理办法如下:

1文件分类及编号

文件一般分为标委会和秘书处文件,工作组文件三类。其编号规定如下:
a) 标委会文件编号由标委会代号、文件种类代号“(委)”和文件顺序号三部分组成,例如:SAC/TC338(委)××××;
b) 秘书处文件编号由标委会代号、文件种类代号“(秘)”和文件顺序号三部分组成,例如:SAC/TC338(秘)××××;
c) 工作组文件编号由工作组上属标委会代号、工作组编号“(WG××)”以及文件顺序号三部分组成,例如:SAC/TC338(WG××)×××;
d) 文件编号的顺序号应用四位阿拉伯数字表示,第一数字代表届数,例如:第一届标委会文件的顺序号从1001开始。但工作组文件顺序号从1开始。

2文件的适用范围

2.1标委会文件
适用于标委会会议期间所发文件(包括委员会向会议提交的各种报告、会议决定和决议、会议纪要等)以及日常以标委会名义上报和下发的文件等。
2.2秘书处文件
适用于秘书处在日常处理标委会工作中所发文件(包括通知、上报公文、标准草案(送审稿)送审的函、主任委员、副主任委员联席会议纪要和决定等)。
2.3工作组文件
适用于工作组范围内所发文件(包括工作组起草的标准草案、通知、报告、会议纪要、上报公文等)。

3文件的分发和盖章

3.1标委会文件,除报送有关部门或发至委员外,必要时应抄送工作组。
3.2各工作组的文件,除报送有关部门和发至工作组成员外,必要时应抄报标委会秘书处以及抄送有关的工作组。
3.3标委会文件、秘书处文件均应分别加盖标委会、秘书处印章方能生效。
工作组文件必须加盖组长单位印章方能生效。
3.4标委会秘书处有义务向所有委员提供委员会文件查询和复印服务,同时委员未经委员会认可不应将委员会文件进行扩散和传播。

4文件的幅面和格式

4.1文件幅面应采用A4或A3(对折)标准尺寸。
注:特殊情况下允许采用其它幅面。
4.2文件的首页应有上框线和下框线(粗实线)。
上框线右上角标以文件编号和发出日期(如2008-04-07,表示2008年4月07日),编号日期上下并列,中间用一横线(细实线)隔开。
上框线的左上角必须标以标委会的编号和名称。工作组文件还需在其下面加列工作组编号和名称。
下框线下面,必须根据文件种类标以相应标委会秘书处所在单位名称、地址、邮政编码、电话、传真号码和电子信箱号等。工作组文件标以组长单位名称地址、邮政编码、电话、传真号码和电子信箱号。

5文件的保管

5.1如果条件具备,应实施计算机管理。
5.2各类文件应分别由秘书处、工作组组长单位妥善保存,指定专人负责,立档备查。
5.3当标委会各类文件的管理与秘书处、工作组组长所在单位的文件管理发生矛盾时应协商解决,妥善处理。

6附则

6.1本办法由本标委会秘书处负责解释。
6.2本办法经第三届标委会第一次全体会议通过生效。